Thủ tục cấp lại giấy chứng nhận đăng ký kết hôn

Trong trường hợp bị mất giấy chứng nhận đăng ký kết hôn thì người dân cần làm gì để xin cấp lại giấy đăng ký kết hôn? Dưới đây là thủ tục cấp lại giấy đăng ký kết hôn.

1. Cấp lại bản chính giấy chứng nhận đăng ký kết hôn

1.1. Điều kiện đăng ký lại kết hôn

– Việc kết hôn đã được đăng ký tại cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam trước ngày 01/01/2016 nhưng Sổ hộ tịch và bản chính giấy tờ hộ tịch đều bị mất thì được đăng ký lại.

– Người yêu cầu đăng ký lại kết hôn có trách nhiệm nộp đầy đủ bản sao giấy tờ, tài liệu có nội dung liên quan đến việc đăng ký lại.

– Việc đăng ký lại kết hôn chỉ được thực hiện nếu người yêu cầu đăng ký còn sống vào thời điểm tiếp nhận hồ sơ.

Như vậy, trong trường hợp người dân muốn được cấp lại bản chính giấy chứng nhận đăng ký kết hôn thì phải thỏa các điều kiện đăng ký lại kết hôn.

(Điều 24 Nghị định 123/2015/NĐ-CP)

1.2. Hồ sơ đăng ký lại kết hôn

Hồ sơ đăng ký lại khai sinh gồm các giấy tờ sau đây:

(1) Tờ khai theo mẫu quy định, trong đó có cam đoan của người yêu cầu về việc đã đăng ký khai sinh nhưng người đó không lưu giữ được bản chính Giấy khai sinh;

Tờ khai đăng ký lại kết hôn

(2) Bản sao toàn bộ hồ sơ, giấy tờ của người yêu cầu hoặc hồ sơ, giấy tờ, tài liệu khác trong đó có các thông tin liên quan đến nội dung khai sinh của người đó;

(3) Trường hợp người yêu cầu đăng ký lại khai sinh là cán bộ, công chức, viên chức, người đang công tác trong lực lượng vũ trang thì ngoài các giấy tờ (1), (2) phải có văn bản xác nhận của Thủ trưởng cơ quan, đơn vị về việc những nội dung khai sinh của người đó gồm:

– Họ, chữ đệm, tên;

– Giới tính;

– Ngày, tháng, năm sinh;

– Dân tộc;

– Quốc tịch;

– Quê quán;

– Quan hệ cha – con, mẹ – con phù hợp với hồ sơ do cơ quan, đơn vị đang quản lý.

(Khoản 1 Điều 126 Nghị định 123/2015/NĐ-CP)

1.3. Cách thức nộp hồ sơ đăng ký hộ tịch

Cách thức nộp và tiếp nhận hồ sơ đăng ký hộ tịch quy định như sau:

– Người yêu cầu đăng ký kết hôn, nhận cha, mẹ, con, đăng ký lại kết hôn trực tiếp nộp hồ sơ tại cơ quan đăng ký hộ tịch;

Người yêu cầu đăng ký các việc hộ tịch khác có thể trực tiếp nộp hồ sơ tại cơ quan đăng ký hộ tịch, gửi hồ sơ qua hệ thống bưu chính hoặc gửi hồ sơ theo hệ thống đăng ký hộ tịch trực tuyến.

– Số lượng hồ sơ đăng ký hộ tịch: 01 bộ.

Lưu ý: Đối với việc đăng ký hộ tịch phải tiến hành xác minh theo quy định Luật Hộ tịch và Nghị định 123/2015/NĐ-CP thì thời gian gửi văn bản yêu cầu và thời gian trả lời kết quả không tính vào thời hạn giải quyết việc hộ tịch cụ thể.

(Điều 3 Nghị định 123/2015/NĐ-CP)

1.4. Thủ tục đăng ký lại kết hôn

*Trường hợp đăng ký lại kết hôn tại UBND nơi đăng ký kết hôn trước đây

Bước 1: Nộp hồ sơ

Người dân cần nộp đủ hồ sơ theo Mục 1.2 theo cách thức được quy định tại Mục 1.3 đến cơ quan có thẩm quyền.

Bước 2: Xác minh hồ sơ và trả kết quả

Trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ, công chức tư pháp – hộ tịch kiểm tra, xác minh hồ sơ.

Nếu thấy hồ sơ đăng ký lại kết hôn là đầy đủ, chính xác, đúng quy định pháp luật thì công chức tư pháp – hộ tịch thực hiện đăng ký lại kết hôn như trình tự quy định tại Khoản 2 Điều 18 Luật Hộ tịch 2014.

*Trường hợp đăng ký lại kết hôn tại UBND không phải nơi đăng ký kết hôn trước đây

Theo Điều 18 Luật Hộ tịch 2014 quy định về thủ tục đăng ký kết hôn

1. Hai bên nam, nữ nộp tờ khai đăng ký kết hôn theo mẫu quy định cho cơ quan đăng ký hộ tịch và cùng có mặt khi đăng ký kết hôn.

2. Ngay sau khi nhận đủ giấy tờ theo quy định tại khoản 1 Điều này, nếu thấy đủ điều kiện kết hôn theo quy định của Luật hôn nhân và gia đình, công chức tư pháp – hộ tịch ghi việc kết hôn vào Sổ hộ tịch, cùng hai bên nam, nữ ký tên vào Sổ hộ tịch. Hai bên nam, nữ cùng ký vào Giấy chứng nhận kết hôn; công chức tư pháp – hộ tịch báo cáo Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã tổ chức trao Giấy chứng nhận kết hôn cho hai bên nam, nữ.

Trường hợp cần xác minh điều kiện kết hôn của hai bên nam, nữ thì thời hạn giải quyết không quá 05 ngày làm việc.

Bước 1: Nộp hồ sơ

Người dân cần nộp đủ hồ sơ theo Mục 1.2 theo cách thức được quy định tại Mục 1.3 đến cơ quan có thẩm quyền.

Bước 2: Xác minh hồ sơ và trả kết quả

Trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ, công chức tư pháp – hộ tịch kiểm tra, xác minh hồ sơ.

Bước 3: Gửi đề nghị cho UBND nơi đăng ký kết hôn trước đây

Nếu việc đăng ký lại kết hôn thực hiện tại Ủy ban nhân dân cấp xã không phải là nơi đã đăng ký kết hôn trước đây thì công chức tư pháp – hộ tịch báo cáo Chủ tịch UBND có văn bản đề nghị UBND nơi đăng ký kết hôn trước đây kiểm tra, xác minh về việc lưu giữ sổ hộ tịch tại địa phương.

Bước 4: UBND nơi đã đăng ký kết hôn trước đây trả kết quả

Trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được văn bản đề nghị, Ủy ban nhân dân nơi đã đăng ký kết hôn trước đây tiến hành kiểm tra, xác minh và trả lời bằng văn bản về việc còn lưu giữ hoặc không lưu giữ được sổ hộ tịch.

Bước 5: UBND nơi nộp đăng ký lại trả kết quả

Trong thời hạn 03 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được kết quả xác minh về việc không còn lưu giữ được sổ hộ tịch tại nơi đã đăng ký kết hôn, nếu thấy hồ sơ đầy đủ, chính xác, đúng quy định pháp luật công chức tư pháp – hộ tịch thực hiện việc đăng ký lại kết hôn như quy định tại Bước 2.

Lưu ý: Quan hệ hôn nhân phải được công nhận kể từ ngày đăng ký kết hôn trước đây và được ghi rõ trong Giấy chứng nhận kết hôn, Sổ hộ tịch.

Trường hợp không xác định được ngày, tháng đăng ký kết hôn trước đây thì quan hệ hôn nhân được công nhận từ ngày 01/01 của năm đăng ký kết hôn trước đây.

(Khoản 2 Điều 27 Nghị định 123/2015/NĐ-CP)

2. Cấp lại bản sao giấy chứng nhận đăng ký kết hôn

2.1. Quy định về việc cấp lại bản sao trích lục giấy chứng nhận đăng ký kết hôn

Trích lục hộ tịch là văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp nhằm chứng minh sự kiện hộ tịch của cá nhân đã đăng ký tại cơ quan đăng ký hộ tịch.

Bản chính trích lục hộ tịch được cấp ngay sau khi sự kiện hộ tịch được đăng ký.

Tại Khoản 1 Điều 62 Luật Hộ tịch 2014 quy định khi đăng ký hộ tịch, cơ quan đăng ký hộ tịch cấp 01 bản chính trích lục hộ tịch cho người yêu cầu đăng ký hộ tịch, trừ việc đăng ký khai sinh, đăng ký kết hôn.

Theo Khoản 3 Điều 18 Luật Hộ tịch 2014, nếu hai bên nam, nữ đủ điều kiện kết hôn theo quy định của Luật Hôn nhân và gia đình, Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã ký Giấy chứng nhận kết hôn, công chức tư pháp – hộ tịch ghi việc kết hôn vào Sổ hộ tịch, cùng hai bên nam, nữ ký, ghi rõ họ tên trong Sổ hộ tịch, Giấy chứng nhận kết hôn;

Mỗi bên vợ, chồng được cấp 01 bản chính Giấy chứng nhận kết hôn.

Bản sao trích lục hộ tịch, bao gồm:

+ Bản sao trích lục hộ tịch được cấp từ Cơ sở dữ liệu hộ tịch;

+ Bản sao trích lục hộ tịch được chứng thực từ bản chính.

Bản sao được chứng thực từ bản chính theo quy định tại Nghị định 23/2015/NĐ-CP có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

Như vậy, theo quy định thì bản chính giấy chứng nhận đăng ký kết hôn chỉ được cấp một lần cho mỗi bên vợ, chồng trong trường hợp mất bản chính giấy chứng nhận kết hôn nhưng không đủ điều kiện để đăng ký lại kết hôn thì người dân có thể yêu cầu cấp lại bản sao trích lục hộ tịch.

(Khoản 9 Điều 4 Luật Hộ tịch 2014; khoản 2 Điều 3 Nghị định 23/2015/NĐ-CP)

2.2. Thủ tục cấp lại bản sao trích lục giấy chứng nhận kết hôn

Tại khoản 2 Điều 3 Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định về Bản sao được chứng thực từ bản chính theo quy định tại Nghị định này có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

Thủ tục cấp bản sao trích lục hộ tịch như sau:

Bước 1: Nộp yêu cầu

Người yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch trực tiếp hoặc thông qua người đại diện gửi tờ khai theo mẫu quy định cho Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch.

Mẫu trích lục bản sao giấy chứng nhận đăng ký kết hôn
Đối với trường hợp nộp hồ sơ trực tuyến:

Người có yêu cầu cấp xác nhận thông tin hộ tịch phải cung cấp thông tin theo biểu mẫu điện từ tương tác;

Đính kèm bản chụp hoặc bản sao điện tử các giấy tờ, tài liệu có liên quan đến nội dung đề nghị xác nhận thông tin hộ tịch.

Đối với trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp tại cơ quan đăng ký hộ tịch hoặc gửi hồ sơ qua hệ thống bưu chính

Trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp tại cơ quan đăng ký hộ tịch hoặc gửi hồ sơ qua hệ thống bưu chính thì phải nộp Tờ khai đề nghị xác nhận thông tin hộ tịch theo mẫu, xuất trình bản chính hoặc nộp bản sao có chứng thực các giấy tờ, tài liệu có liên quan đến nội dung đề nghị xác nhận thông tin hộ tịch.

Trường hợp cơ quan, tổ chức có thẩm quyền đề nghị cấp bản sao trích lục hộ tịch của cá nhân thì gửi văn bản yêu cầu nêu rõ lý do cho Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch.

Bước 2: Trả kết quả

Ngay sau khi nhận được yêu cầu, nếu:

– Đủ điều kiện thì Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch cấp bản sao trích lục hộ tịch cho người yêu cầu.

– Không đủ điều kiện thì Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch cung cấp lý do.

(Điều 64 Luật Hộ tịch 2014; khoản 3 Điều 13 Nghị định 87/2020/NĐ-CP)

2.3. Cơ quan có thẩm quyền cấp bản sao trích lục giấy đăng ký kết hôn

Cơ quan đăng ký hộ tịch là Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn, Ủy ban nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh và đơn vị hành chính tương đương, Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài.

(Điều 4 Luật Hộ tịch 2014)

Ngọc Nhi

icons8-exercise-96 chat-active-icon