Hồ sơ kê khai chủ sở hữu hưởng lợi

HỒ SƠ KÊ KHAI CHỦ SỞ HỮU HƯỞNG LỢI: MẪU KÊ KHAI, THỦ TỤC ONLINE, MỨC PHẠT VÀ DỊCH VỤ TƯ VẤN DOANH NGHIỆP

Trong quá trình thành lập và hoạt động, doanh nghiệp cần đặc biệt quan tâm đến việc xác định, kê khai và cập nhật thông tin về chủ sở hữu hưởng lợi. Đây là nội dung quan trọng nhằm bảo đảm tính minh bạch về cơ cấu sở hữu, quyền kiểm soát và trách nhiệm tuân thủ pháp luật.

Vậy hồ sơ kê khai chủ sở hữu hưởng lợi gồm những gì? Sử dụng mẫu nào? Thực hiện thủ tục online ra sao? Không kê khai có bị xử phạt không?

CÔNG TY LUẬT VIỆT PHÚ sẽ giúp doanh nghiệp tìm hiểu những nội dung cần thiết dưới đây.

1. Hồ sơ kê khai chủ sở hữu hưởng lợi gồm những gì?

Hồ sơ kê khai chủ sở hữu hưởng lợi cần được chuẩn bị căn cứ vào loại hình doanh nghiệp, tình trạng đăng ký và trường hợp thực hiện thủ tục.

Đối với doanh nghiệp thành lập mới, thông tin chủ sở hữu hưởng lợi được kê khai trong hồ sơ đăng ký thành lập theo quy định.

Đối với doanh nghiệp đang hoạt động, việc bổ sung hoặc thay đổi thông tin cần căn cứ vào quy định chuyển tiếp, tình trạng kê khai trước đó và nội dung thay đổi thực tế.

Các nội dung doanh nghiệp cần chuẩn bị gồm:

Danh sách chủ sở hữu hưởng lợi của doanh nghiệp: Lập theo biểu mẫu hiện hành.
Thông tin định danh cá nhân: Họ tên, ngày sinh, quốc tịch, số định danh cá nhân hoặc giấy tờ pháp lý cá nhân và các thông tin theo yêu cầu của biểu mẫu.
Thông tin về quyền sở hữu: Tỷ lệ sở hữu trực tiếp, gián tiếp hoặc tổng tỷ lệ theo yêu cầu kê khai.
Thông tin về quyền kiểm soát: Căn cứ xác định cá nhân có quyền kiểm soát thực tế trong trường hợp thuộc diện kê khai.
Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp liên quan: Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp, điều lệ, danh sách thành viên, cổ đông hoặc tài liệu khác tùy thủ tục.

Doanh nghiệp cần lưu ý: Không phải mọi tài liệu nêu trên đều là thành phần bắt buộc phải nộp trong mọi trường hợp. Cần phân biệt hồ sơ lưu nội bộ, tài liệu xác minh và giấy tờ phải nộp cho Cơ quan đăng ký kinh doanh.

2. Mẫu kê khai chủ sở hữu hưởng lợi

Theo quy định về biểu mẫu đăng ký doanh nghiệp, doanh nghiệp sử dụng Mẫu số 10 – Danh sách chủ sở hữu hưởng lợi của doanh nghiệp theo biểu mẫu hiện hành.

Đặc biệt, từ ngày 21/8/2026, cần sử dụng mẫu được cập nhật theo Thông tư 121/2026/TT-BTC, thay vì mặc nhiên sử dụng mẫu cũ.

Thông tin kê khai cần bảo đảm chính xác, thống nhất với hồ sơ doanh nghiệp và thực tế sở hữu, kiểm soát.

Một số nội dung quan trọng cần kiểm tra:

Họ và tên chủ sở hữu hưởng lợi.
Thông tin định danh cá nhân.
Quốc tịch và địa chỉ liên lạc.
Tỷ lệ sở hữu trực tiếp, gián tiếp theo biểu mẫu.
Căn cứ xác định chủ sở hữu hưởng lợi.
Các thông tin khác theo yêu cầu của mẫu kê khai.

Khi điền biểu mẫu, doanh nghiệp cần đặc biệt cẩn trọng với trường hợp sở hữu qua nhiều tầng tổ chức, cổ đông là tổ chức hoặc cá nhân có quyền kiểm soát thực tế.

Không nên chỉ dựa vào danh sách cổ đông trực tiếp để xác định toàn bộ chủ sở hữu hưởng lợi.

3. Thủ tục kê khai chủ sở hữu hưởng lợi online

Doanh nghiệp có thể thực hiện thủ tục thông qua hệ thống đăng ký doanh nghiệp trực tuyến theo quy định.

Bước 1: Rà soát cơ cấu sở hữu

Kiểm tra thành viên, cổ đông, tỷ lệ sở hữu và các quyền kiểm soát tại doanh nghiệp.

Bước 2: Xác định chủ sở hữu hưởng lợi

Đối chiếu tiêu chí pháp luật hiện hành, xác định đúng cá nhân cần kê khai.

Bước 3: Chuẩn bị hồ sơ điện tử

Hoàn thiện biểu mẫu và các tài liệu thuộc thành phần hồ sơ theo thủ tục tương ứng.

Bước 4: Nộp hồ sơ trực tuyến

Truy cập Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp tại:

https://dangkykinhdoanh.gov.vn

Thực hiện đăng nhập, lựa chọn thủ tục phù hợp, kê khai thông tin, tải tài liệu và nộp hồ sơ theo hướng dẫn trên hệ thống.

Bước 5: Theo dõi kết quả

Theo dõi thông báo tiếp nhận, yêu cầu sửa đổi, bổ sung hoặc kết quả giải quyết hồ sơ.

Doanh nghiệp cần lưu lại hồ sơ điện tử, thông báo tiếp nhận và kết quả thực hiện để phục vụ công tác quản trị, đối chiếu sau này.

4. Thay đổi thông tin chủ sở hữu hưởng lợi

Thông tin chủ sở hữu hưởng lợi có thể thay đổi khi doanh nghiệp chuyển nhượng vốn, chuyển nhượng cổ phần, thay đổi cơ cấu sở hữu hoặc phát sinh thay đổi về quyền kiểm soát.

Các trường hợp cần rà soát gồm:

Thay đổi tỷ lệ sở hữu của cá nhân.
Phát sinh hoặc chấm dứt sở hữu gián tiếp.
Thay đổi cá nhân có quyền kiểm soát doanh nghiệp.
Thay đổi thông tin định danh hoặc thông tin kê khai có liên quan.

Khi phát sinh thay đổi, doanh nghiệp cần xác định nghĩa vụ thông báo theo quy định hiện hành.

Đối với trường hợp thuộc diện thông báo thay đổi thông tin chủ sở hữu hưởng lợi, cần lưu ý quy định tại Nghị định 168/2025/NĐ-CP đã được sửa đổi, bổ sung, trong đó có quy định về thời hạn thông báo.

Đặc biệt, doanh nghiệp thành lập trước ngày 01/7/2025 cần rà soát nghĩa vụ bổ sung thông tin theo quy định chuyển tiếp. Không nên nhầm lẫn việc thay đổi tiêu chí pháp luật với việc phát sinh thay đổi thông tin thực tế.

5. Mức phạt không kê khai chủ sở hữu hưởng lợi

Không kê khai hoặc kê khai không đúng thông tin chủ sở hữu hưởng lợi có thể khiến doanh nghiệp đối mặt với rủi ro pháp lý và xử phạt hành chính.

Theo quy định xử phạt được sửa đổi, bổ sung trong năm 2026, hành vi không kê khai thông tin về chủ sở hữu hưởng lợi của doanh nghiệp, nếu có, hoặc thông tin để xác định chủ sở hữu hưởng lợi khi thực hiện thủ tục đăng ký thành lập thuộc trường hợp có thể bị phạt tiền từ 50 triệu đồng đến 100 triệu đồng.

Ngoài ra, các hành vi vi phạm khác như kê khai không trung thực, không chính xác hoặc không thực hiện nghĩa vụ liên quan có thể bị xử lý theo điều khoản tương ứng.

Doanh nghiệp cần phân biệt:

Không kê khai khi đăng ký thành lập.
Không thông báo thay đổi thông tin thuộc diện phải thông báo.
Kê khai không trung thực hoặc không chính xác.
Không thực hiện yêu cầu bổ sung, chuẩn hóa thông tin theo quy định.

Mỗi hành vi có điều kiện áp dụng và chế tài riêng. Mức phạt cụ thể cần được xác định theo văn bản đang có hiệu lực, chủ thể vi phạm và tình tiết vụ việc.

Việc chủ động rà soát hồ sơ, hoàn thiện thông tin sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế các rủi ro không đáng có.

6. Chủ sở hữu hưởng lợi công ty cổ phần

Đối với công ty cổ phần, việc xác định chủ sở hữu hưởng lợi cần căn cứ vào cơ cấu cổ đông, tỷ lệ cổ phần có quyền biểu quyết và quyền kiểm soát thực tế.

Theo quy định hiện hành, cá nhân trực tiếp hoặc gián tiếp sở hữu từ 25% tổng số cổ phần có quyền biểu quyết trở lên có thể thuộc diện xác định chủ sở hữu hưởng lợi.

Ví dụ: Công ty cổ phần có các cổ đông là cá nhân A sở hữu 40%, cá nhân B sở hữu 35% và cá nhân C sở hữu 25% tổng số cổ phần có quyền biểu quyết. Các cá nhân này thuộc diện xem xét theo tiêu chí sở hữu.

Trường hợp cổ đông là tổ chức, doanh nghiệp cần tiếp tục rà soát cơ cấu sở hữu qua từng cấp để xác định cá nhân sở hữu hoặc kiểm soát cuối cùng trên thực tế.

Đặc biệt, việc xác định chủ sở hữu hưởng lợi không chỉ dựa vào tên cổ đông trong sổ đăng ký cổ đông. Doanh nghiệp cần kiểm tra các quyền biểu quyết, thỏa thuận kiểm soát và những yếu tố liên quan.

Theo quy định sửa đổi năm 2026, việc xác định và kê khai cần tuân thủ đúng thứ tự tiêu chí pháp luật. Trường hợp không có cá nhân đáp ứng tiêu chí sở hữu, hoặc có căn cứ cho thấy người đáp ứng tiêu chí sở hữu không phải chủ sở hữu hưởng lợi, cần tiếp tục xem xét tiêu chí quyền kiểm soát. Nếu không có cá nhân đáp ứng các tiêu chí tương ứng, thực hiện xác định theo quy định về người quản lý có quyền hạn lớn nhất để hành động thay mặt doanh nghiệp, trừ trường hợp ngoại lệ luật định.

7. Dịch vụ kê khai chủ sở hữu hưởng lợi doanh nghiệp tại Công ty Luật Việt Phú

Để hạn chế sai sót trong quá trình kê khai, doanh nghiệp có thể sử dụng dịch vụ tư vấn pháp lý chuyên nghiệp.

CÔNG TY LUẬT VIỆT PHÚ hỗ trợ doanh nghiệp các công việc:

Tư vấn quy định pháp luật về chủ sở hữu hưởng lợi.
Rà soát cơ cấu thành viên, cổ đông và cơ cấu sở hữu nhiều tầng.
Hỗ trợ xác định cá nhân thuộc diện kê khai.
Tư vấn hồ sơ, biểu mẫu kê khai chủ sở hữu hưởng lợi.
Hỗ trợ chuẩn bị hồ sơ và thực hiện thủ tục đăng ký, thông báo trực tuyến theo phạm vi dịch vụ.
Tư vấn cập nhật thông tin khi chuyển nhượng vốn, thay đổi cổ đông hoặc thay đổi quyền kiểm soát.
Rà soát tình trạng tuân thủ đối với doanh nghiệp thành lập trước ngày 01/7/2025.
Tư vấn xử lý các vấn đề liên quan đến hồ sơ chưa kê khai, kê khai chưa đầy đủ hoặc cần điều chỉnh.

Việc sử dụng dịch vụ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, hạn chế sai sót về biểu mẫu và chủ động quản lý hồ sơ pháp lý.

Chi phí dịch vụ sẽ căn cứ vào loại hình doanh nghiệp, số lượng chủ sở hữu hưởng lợi, mức độ phức tạp của cơ cấu sở hữu và phạm vi công việc thực tế.

8. Liên hệ tư vấn kê khai chủ sở hữu hưởng lợi

CÔNG TY LUẬT VIỆT PHÚ

Trụ sở: LK44, Ngõ 4, đường Nguyễn Văn Lộc, phường Mộ Lao, Hà Nội
Điện thoại: 024.6261.2299
Tư vấn: ThS. Nguyễn Huế – 0936.129.229
Email: luatvietphu@gmail.com
Website: https://luatvietphu.com.vn/

Doanh nghiệp cần tư vấn hồ sơ kê khai chủ sở hữu hưởng lợi, thủ tục cập nhật thông tin hoặc rà soát nghĩa vụ pháp lý có thể liên hệ Công ty Luật Việt Phú để được hỗ trợ.

Kết luận

Kê khai chủ sở hữu hưởng lợi là nội dung doanh nghiệp không nên xem nhẹ. Việc xác định đúng đối tượng, sử dụng đúng mẫu, kê khai trung thực và cập nhật thông tin khi phát sinh thay đổi sẽ góp phần bảo đảm tuân thủ pháp luật và nâng cao hiệu quả quản trị doanh nghiệp.

Công ty Luật Việt Phú sẵn sàng đồng hành cùng doanh nghiệp trong việc rà soát, hoàn thiện hồ sơ và tư vấn các thủ tục pháp lý liên quan.

Lưu ý quan trọng trước khi đăng bài: Các nội dung về tiêu chí xác định, biểu mẫu và mức phạt cần đối chiếu quy định mới nhất. Nghị định 296/2026/NĐ-CP đã sửa đổi tiêu chí xác định chủ sở hữu hưởng lợi; Thông tư 121/2026/TT-BTC cập nhật biểu mẫu; Nghị định 288/2026/NĐ-CP sửa đổi chế tài xử phạt.
Government Portal+3

Một số mức xử phạt đáng lưu ý: không kê khai khi đăng ký thành lập thuộc trường hợp quy định có thể bị phạt 50–100 triệu đồng; kê khai không trung thực, không chính xác có thể bị phạt 30–70 triệu đồng. Việc chậm hoặc không thông báo thay đổi được áp dụng theo khung riêng, cần xác định đúng hành vi.